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2014年5月17日 星期六

主管十誡

任何一種組織都離不開「人」。組織中人與人的基本關係,是主管與非主管的關係;一般而論,主管是「領導他人」的人,非主管是「受人領導」的人。主管也有層級之分,在同一組織中,有首長、高階主管、中階主管與基層主管之分;最小型的組織,可能只有首長一級。首長領導組織全體人員,高階主管領導中階主管,中階主管領導基層主管。在政府機關的職務中,主管與非主管分別得非常清楚。職務中有「長」字或「主任」字樣者,如局長、司長、處長、科長、股長等,或人事主任、政風主任、會計主任等,均屬主管職務;如在「長」字或「主任」之上有「副」字者,則為副主管。職務中有「員」字者,如專門委員、專員、科員、技術員、辦事員、雇員等,即屬非主管職務。此種層層節制的組織體系,是行政機關推行國家行政的主要機制與動力,也是行政機關的特色,中外皆然。主管與非主管之間,也形成一種命令與服從的指揮系統,正如我國公務員服務法第2條前段規定「長官就其監督範圍以內,所發布命令,屬官有服從之義務。」行政機關對命令與服從的要求,雖不如軍隊之嚴謹,但比企業組織明顯許多。基上所述,可知主管在組織中不可或缺,也是組織生存發展極為關鍵的職務。


  我國傳統的行政倫理,深受家庭倫理中尊卑分明、長幼有序的影響,較為強調上對下的要求,及下對上的順服;此與西方的行政倫理較重視民主精神,略有不同。不過,此種狀況,現代已大有改變,一位稱職的主管,不宜再迷信「權威」與「權力」的指揮權,而應是運用一種合乎人性的「影響力」,亦即對於人格尊重的肯定、個別差異的重視,以及對人類需要的滿足等。


  同是主管,領導的效果各有不同。有些主管所領導的團隊,大家同心協力,合作無間,同時能自動自發,貢獻心力;有些主管所領導的團隊,卻離心離德,各自為政,甚至勾心鬥角,誣控濫告。推究其故,工作團隊本身素質之良窳,固有影響,而所以致之的主因,實為主管的領導風格所使然。我們試把主管最易觸犯的「負面行為」歸納為十項,姑且名之謂「主管十誡」,茲分述如次:


一、不要失去誠信


  「誠」與「信」一向是中國人最基本的道德修養,也是中國社會日常行為的基本要求。中庸上說:「誠者,物之終始,不誠無物。」孔子說:「人而無信,不知其可也。」(論語為政篇)又說:「民無信不立。」(論語顏淵篇)。我國民法第148條第2項明文規定「行使權利,履行義務,應依誠實及信用方法。」可見誠與信在我國社會及政治上的重要性。人與人的交往,需要誠信,主管領導部屬,更需要誠信。主管有時為達到工作上的要求,常以有利於部屬的承諾,來激發部屬的工作意願,原是一種相當有效的領導方法,所謂「重賞之下,必有勇夫」;但是如果主管只是一種權術的運用,缺乏誠信,便會產生「狼來了」的效果,將使部屬對主管的一切作為,都存有懷疑與觀望的態度,甚至藐視主管的命令。所以主管人員要切忌輕於然諾,出爾反爾。


二、不要鄉愿作風


  孔子說:「鄉愿,德之賊也。」(論語陽貨篇)意思是貌作忠厚,但不辨是非,見風轉舵的好好先生,是最戕害德行的人。林語堂博士談及中國人三大不良且很重要的性格,其中之一便是「無可無不可」。中國人對事務的態度,常是「A是對的,B亦未嘗錯。」(林語堂之吾國吾民)這種性格的正面意義,是指中國人有兼容並包的「和合性」;但從另一個角度看,這種性格往往缺乏「是非分明」的道德勇氣,這就是標準的鄉愿作風。一個主管在處理事務時,如果不論是非曲直,只求相安無事,一味「和稀泥」,偶爾為之,或可敷衍了事,久而久之,這個團體一定紀律渙散,效率低落。一個團體之中,常不免有一、二不務正業、惹事生非的害群之馬,這些人不但使善良的同事避而遠之,他們也會百般設法去抓主管的「小辮子」,以便有所要脅。如果主管不能端正己身,主持公道,形同縱容,必然助長其氣燄,使主管威信掃地。


三、不要剛愎自用


  自信心特強的主管,凡事過分主觀,自以為是,不喜歡接納別人的意見,往往自作主張,而且堅持己見,獨斷獨行。俗云「智者千慮,必有一失。」如果凡事單靠主管一人的智慧,縱是三頭六臂,成就必然有限。所謂「集思廣益」,三個臭皮匠,就有一個諸葛亮,歷史上楚漢之爭,便是很好的例證;楚霸王項羽,無論家世、韜略、武功、用兵,均優於劉邦,但劉邦善於運用眾人之智慧,終使剛愎自用的項羽,以兵敗自刎下場。此類主管,大多高估自己,低估別人,且往往不尊重部屬,不假辭色,喜歡部屬奉命唯謹;通常部屬會順勢而為,得過且過,不求發揮。此類主管與部屬之間,常保持心理上的距離,對團體缺乏歸屬感;當團體遭遇困難時,部屬不但不主動設法解決,甚至懷有看笑話的心理,作壁上觀。


四、不要事必躬親


  一個事必躬親的主管,可能是一個非常負責任的主管,但未必是一個稱職的主管。愛好凡事自己決定、自己動手去做的主管,一定不喜歡授權;他們深信自己的才能超過部屬,對部屬的才能不予肯定,認為部屬不足依賴。因此,事無鉅細,都要主管親自決定,集大權於一身,部屬只是聽命行事,自然缺乏自動自發的精神;而主管則常感分身乏術,卻又疲於奔命。近代組織規模龐大,分工精細,並朝國際化方向發展,各國之間,尚存有文化差異,要做的事,可謂千頭萬緒,何況專業性甚高。一個人的時間、精力與知能,畢竟有限,如果凡事都要主管親自決定或動手,能做到的事必然很少,而且未必妥適。此種領導方式,不但主管本人有「過勞死」的危險,而部屬的聰明才智也毫無發揮餘地,人力浪費之外,也會造成部屬依賴與被動心理。


五、不要缺乏擔當


  主管最不喜歡不負責任、遇事推諉的部屬;同理,部屬也不喜歡沒有肩膀、毫無擔當的主管。俗話說:「大丈夫敢作敢當」,一般人往往輕視遇事退縮,畏首畏尾的人;例如每次選舉,候選人的支持者常常指責對方「沒有擔當」,可見社會上很重視有膽識、有擔當的候選人。「有擔當」確實是主管在領導上一種必要的有利條件,因為主管處理事務的態度,常是部屬效法的榜樣,所以一個認真負責的主管,部屬亦不易散漫懈怠;如果主管遇有責任問題,就畏縮推諉,部屬也會有樣學樣。喜歡卸責的主管,當部屬在執行職務中,如遭受外界壓力或不當干擾時,主管不但不挺身而出,為部屬後盾,反而會放棄原則,向壓力低頭;嗣後如有課責問題,也會推卸得乾乾淨淨。沒有擔當的主管,大多態度保守,安於現狀,採取蕭規曹隨的辦事態度,反對改革。


六、不要太講情面


  中國人一向注重「人情與面子」,處理事務時,講求「情、理、法兼顧」,人情居首,道理與法令規定次之。所以人情、關係、面子等概念,支配著中國人的日常社會行為。(黃光國,人情與面子:中國人的權力遊戲)身為主管者,如能在人情、關係與面子之間,兼籌並顧,自是圓滿周全,我們稱之謂「長袖善舞」。但是,如果凡事只講人情、關係與面子,而將法令、正義、公理拋諸腦後,其結果實在不敢想像。一個專講人情與面子的主管,對於部屬的要求,往往不是工作績效,而是如何能維繫與上級及外界的「良好人際關係」。部屬為迎合主管心理,不去為提升工作績效而努力,而是紛紛奔走鑽營,各顯神通,設法假借外力,以求自身利益。這樣的團體,自然黑白不分,是非不明,紀律蕩然,更休談工作績效。


七、不要私心過重


  私心人皆有之,但不宜過重。身為主管者,負有領導部屬的責任,必須以身作則,如果私心太重,往往見利忘義,為維護個人利益,不惜犧牲部屬利益;為達到個人目的,罔顧團體目標。私心過重也會矇蔽一個人的智慧與公正,使其產生愚昧與偏心;處理事務時,常會缺乏合理性與公正性,難孚眾望。賞與罰是主管領導的兩大工具,一定要「賞厚而信,罰重而必。」私心過重的主管,常常違反賞罰的原則,大大影響其領導效果。此類主管只會關心個人利益,不顧部屬的前途發展,更不會拔擢人才。久而久之,有才能、有抱負的部屬,心懷異志,工作意願低落,藉機另圖他就;庸庸碌碌者,則得過且過,缺乏對主管的向心力。


八、不要疑心重重


  古人對用人有句明言─「疑人不用,用人不疑。」明代名相張居正曾言:「欲用一人,須慎之於始,務求相應。既得其人,則信而用之。」(張文忠文集)如果主管對其部屬個個懷疑,不敢信任,非但在任用時猶豫不決,任用之後也會處處設防,儘量與部屬保持距離。部屬既得不到主管的信任,自亦不會掬誠相待,形成相互猜忌,有功則爭,有過則諉。多疑的主管,為能掌握全局,常會秘密建立情報系統,聽信「小話」,這種做法我們稱之謂「搞小圈圈」。在圈圈內的人,形成一堵嚴密的人牆,嚴防外人加入;他們為了爭寵,也會引起內鬨,使得一個團體各懷異志,四分五裂。


九、不要刻薄寡


  「恩威並施」是主管人員在領導方面重要的原則之一。所謂「恩」,是指對部屬的關懷,當部屬遭遇困難時,能主動協助解決;所謂「威」,是指主管在工作上的嚴格要求及對工作紀律的重視。主管為爭取工作績效,達成團體目標,對於部屬在工作績效上的要求,原屬正常之舉;但有些主管在提出要求時,罔顧主客觀條件之限制,部屬遭遇困難,亦不協助解決,部屬動輒得咎。此類主管多不知尊重部屬人格,喜歡在公眾面前展現主管權威,也會做出一些不合情理的規定,等於對人的一種煎熬。他們並不重視與部屬的意見溝通,下情無法上達,主管一意孤行。孔子說:「寬則得眾,惠則足以使人。」(論語陽貨篇)意思是寬厚待人,可得人之支持,予人以恩惠,人亦樂為所用。如果刻薄寡恩,既不能得人,亦不足以使人。


十、不要情緒失控


  「均衡」是作為優秀主管的必備要素之一。適當的情緒控制是達到均衡的必要條件。每個人都有喜怒哀樂的情緒表現,我們對於情緒的認知、掌控與調適,則與EQ(情緒商數)的高低有關。主管的情緒表現,往往會影響他所領導的全體人員,故不可不慎。以上情緒之中,「怒」字最難控制。主管的發怒,如果是針對重大事件,且居於絕對而明顯有理的一方,仍不失為相當有效的影響力之發揮;但若動輒發怒,甚至牽怒於人,不但不能解決問題,反而使問題更加複雜。「小不忍則亂大謀」,易怒的主管,常會失去理智,無法作出正確的判斷,演變成意氣用事,最不可取。所以身為主管者,一定要保持高度的EQ修養,遇事冷靜沉著,不可因怒僨事。


(作者現任考試院顧問、中國職位分類學會理事長)


※資料來源:清流月刊10月號


 


 

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